7 dicas para ter um gerenciamento de projetos eficaz dentro da sua empresa

O gerenciamento de projetos empresariais tem sido, cada vez mais, um recurso eficiente para empresas que buscam maior agilidade e crescimento real dos negócios. Isso porque eles são capazes de apontar falhas, corrigir problemas e replicar boas práticas que se mostram bem-sucedidas em uma corporação.

Além disso, ele pode usar de recursos como uma  ferramenta BPMS para obter dados essenciais para elaborar e implementar ações necessárias em determinado setor. Sendo assim, criamos esta lista com 7 dicas estratégicas para que o gerenciamento de projetos da sua empresa aconteça corretamente e com sucesso. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é a prática que busca um controle maior e mais efetivo sobre diversos processos empresariais. Ou seja, ele se refere a um conjunto de ações que envolvem práticas, estratégias e planos para que um processo aconteça corretamente.

De modo geral, é preciso explicar que todo projeto precisa ter início, meio, fim e um objetivo a se cumprir. Logo, o gerenciamento de projetos é a forma como isso acontecerá a partir de um controle contínuo de cada uma das etapas estabelecidas.

Dicas para um gerenciamento de projetos bem-sucedido

1 | Tudo começa no planejamento

Nenhum projeto consegue ter implementação se não for, anteriormente, planejado minuciosamente. Afinal, se uma empresa não sabe o que espera, qualquer resultado se torna suficiente, não é mesmo?

Por isso, a estruturação para o gerenciamento de projetos precisa incluir, entre suas prioridades, a identificação do cliente, as responsabilidades de cada colaborador no projeto, as metas, prazos, riscos, custos e lucros que se esperam com a ação.

2 | Comunique-se durante todo o projeto

Falhas de comunicação são os principais fatores que podem comprometer o sucesso durante o gerenciamento de projetos. Isso porque, se todos os envolvidos não tiverem a informação adequada e em tempo adequado, é possível que haja perdas, desperdícios e retrabalho. 

Além disso, quando falamos sobre comunicar, envolvemos desde o conhecimento sobre funções e responsabilidades até mesmo o registro de todas as etapas.

3 | Gerenciamento de projetos exige reuniões periódicas

Reunir periodicamente com a equipe é a melhor forma de avaliar se o trabalho está tendo problemas ou se acontece conforme o previsto. Outro ponto importante é que, através delas, pode-se obter feedbacks, alinhar ideias e ouvir soluções de quem atua na ponta do trabalho. Lembre-se sempre: a prática pode exigir alternativas diferentes das que constam na teoria.

4 | Identifique as características da sua equipe

Toda equipe possui profissionais com habilidades e competências específicas ou de maior impacto sobre determinada tarefa. Por isso, o gerenciamento de projetos deve considerar pontos fortes e fracos para conseguir distribuir eficientemente os trabalhos.

Além disso, ao identificar os perfis de cada colaborador, você consegue avaliar a necessidade de treinamentos e capacitações. 

5 | Use a automatização a seu favor

A tecnologia está cada vez mais presente no ambiente corporativo e o uso dela pode trazer maior agilidade e eficiência em processos gerenciais. Ou seja, entender, avaliar e aplicar soluções digitais precisam ser uma constante em qualquer empresa que pretende ser competitiva.

6 | Use metodologias ágeis

Gestão e inovação andam lado a lado, e encontrar a melhor metodologia para implementar, acompanhar e monitorar o gerenciamento de projetos trará maior confiança e rapidez no trabalho. Além disso, elas permitem a adaptação aos diferentes fatores que podem acontecer ao longo do processo.

7 | Mude sempre que necessário

Nenhum projeto é infalível ou deve ser aplicado de forma integral caso a prática demonstre ineficiência. Por isso, é importante que o gerenciamento aconteça de maneira flexível e contínua.

Ou seja, o ideal é ter planos alternativos caso haja falhas na execução, ou ainda que a gestão consiga elaborar oportunidades extras sempre que não houver eficácia em uma atividade. De modo geral, a capacidade de mudar está sempre presente em empresas inovadoras e de sucesso. ferramentas, conhecimentos e habilidades para uma execução correta de uma atividade.

Por fim, o gerenciamento de projetos com recursos digitais pode favorecer o acesso e democratizar a forma como cada colaborador compreende o planejamento da empresa.

10 Áreas presentes no gerenciamento de projetos

Segundo a definição do Project Management Institute (PMI), existe um agrupamento de processos, ferramentas e técnicas que determinam o sucesso no gerenciamento de projetos de qualquer empresa. Conheça-os melhor abaixo.

1 | Gerenciamento de escopo

É a função que visa garantir que as entregas, requisitos e objetivos possam ser atendidas a partir das atividades que constam no projeto;

2 | Gerenciamento de cronograma

Dentro do gerenciamento de projetos, o cronograma é o que determina os prazos e traz uma visão geral sobre as atividades em cada etapa do projeto.

3 | Gerenciamento de projetos: custos

Nesta parte, calcula-se as despesas que envolvem a execução, finalização e entrega de um projeto. Em resumo, acontece a avaliação das vantagens financeiras e viabilidade do projeto a partir do orçamento disponível.

4 | Gerenciamento de qualidade

Aqui se analisa as entregas a partir de padrões, requisitos e objetivos. Ou seja, não basta que se cumpra o prazo, mas que tudo aconteça dentro de uma regra mínima de qualidade.

5 | Gerenciamento de recursos

É uma etapa necessária para organizar e armazenar dados referentes aos valores disponíveis para o gerenciamento de projetos, estimativa de tudo que envolve o setor financeiro, entre outros.

6 | Comunicação no gerenciamento de projetos

Sua principal atribuição é integrar todas as partes envolvidas no projeto de modo a alinhar informações pertinentes para a execução do trabalho.

7 | Gerenciamento de riscos

É o ponto onde se busca prever acontecimentos negativos, seus impactos e quais as possibilidades de evitar ou mitigar estes problemas. Em resumo, o gerenciamento de risco tende a antecipar a vulnerabilidade do projeto nas mais diversas áreas.

8 | Gerenciamento de aquisições

Aqui, pontos como a compra de produtos, serviços especializados ou outras tratativas comerciais importantes para que o gerenciamento de projetos funcione são avaliadas.

9 | Gerenciamento de stakeholders

Um projeto com boa gestão deve ser capaz de engajar e informar, de modo frequente, os stakeholders envolvidos nele. Em outras palavras, este é o momento em que se planeja a identificação das partes interessadas, as estratégias e interações que devem acontecer ao longo do gerenciamento de projetos.

10 | Integração no gerenciamento de projetos

Por último, a integração é a etapa que sintetiza e alinha todas as outras, garantindo o acompanhamento contínuo e que cada equipe saiba como atuar junto a outra, caso necessário.

Conclusão

Para que o gerenciamento de projetos seja potencialmente benéfico, a empresa não pode desconsiderar todas as etapas que envolvem o uso da ferramenta. Dessa forma, ela pode criar uma cultura organizacional consistente que, com certeza, irá impactar positivamente em seus resultados e trazer maior lucro e sucesso para a organização.